General Terms

L’association d’avocats LEXMIND a été fondée en 2007 à Bruxelles.

LEXMIND offre une gamme étendue de services juridiques, plus particulièrement dans les domaines suivants : droit commercial, droit des sociétés, droit immobilier, droit de la construction, droit du travail, droit des transports, droits de la propriété intellectuelle, droit des assurances et de la responsabilité, droit de la concurrence et de l’Union européenne, droit pénal, droit familial et patrimonial, etc.

A Bruxelles, l’association, qui est située avenue Louise, 363 à 1050 Bruxelles, réunit des avocats qui disposent de compétences spécialisées et complémentaires, ce qui permet à LEXMIND d’offrir des services étendus tant aux entreprises qu’aux particuliers, que ce soit par le conseil, la négociation, la médiation ou la représentation en justice.

Depuis 2014, LEXMIND, qui se développe sur la scène européenne, est également présente à Varsovie et à Madrid.

Les langues pratiquées par les membres de l’association sont le français, le néerlandais, l’anglais, le polonais, l’espagnol, le portugais et le bulgare.

2.1. Définitions

La Convention : la Convention désigne l’ensemble de l’accord intervenu entre le Client et l’Avocat quant à la Mission confiée et quant aux modalités de rémunération de l’Avocat ; la Convention englobe les présentes conditions générales d’intervention, les éventuelles conditions particulières convenues ou le contrat signé entre parties et, à défaut de conditions particulières ou de contrat, les échanges intervenus entre l’Avocat et le Client (correspondances, emails, demandes de provision, factures, etc.) actant les modalités de leur accord.

Le Client : le Client est la(es) personne(s) physique(s) ou morale(s) qui confient la Mission à l’Avocat, et qui sont solidairement tenues entre elles au paiement des frais, honoraires et débours de l’Avocat ; l’identité du Client apparaît clairement aux termes de la Convention.

L’Avocat : L’Avocat est l’avocat auquel le Client a choisi de confier la défense de ses intérêts au sein de l’association LEXMIND, et qui exerce la direction du dossier (dominus litis) ; l’identité de l’Avocat apparaît clairement aux termes de la Convention.

La Mission : la Mission est le travail confié par le Client à l’Avocat ; elle est définie aux termes de la Convention.

2.2. Champ d’application

Sauf accord exprès, préalable et écrit, les présentes conditions générales s’appliquent à toute intervention d’un avocat associé ou groupé, d’un collaborateur ou d’un stagiaire du cabinet d’avocats LEXMIND.

Les présentes conditions générales, qui s’appliquent à l’exclusion de toutes autres, sont réputées connues et acceptées par le Client huit jours après leur première communication, sous réserve des éventuelles observations émises par le Client dans ce délai.

Les présentes conditions générales sont susceptibles d’être modifiées ou mises à jour. Le cas échéant, les conditions nouvelles s’appliqueront de plein droit aux nouveaux dossiers confiés par le Client postérieurement à leur modification ou à leur mise à jour.

3.1. Objet de la Mission

Le Client charge l’Avocat de la défense de ses intérêts dans le cadre d’une mission de conseil, d’assistance, de négociation et, le cas échéant, de représentation dans toutes les procédures relatives au dossier confié.

L’Avocat s’engage à assurer sa mission avec toute la diligence, la rigueur et le professionnalisme requis dans le respect des lois, règlements et recommandations auxquels la profession d’avocat est soumise ; l’Avocat, qui s’engage à mettre en œuvre les moyens nécessaires en vue d’atteindre le meilleur résultat possible dans l’intérêt du Client, est chargé d’une obligation de moyen.

L’étendue de la Mission, ainsi que les conditions particulières de l’intervention de l’Avocat, sont précisées soit dans une convention spécifique, soit dans une correspondance échangée avec le client, qui tient lieu de convention entre parties.

Dans l’exécution de sa mission, l’Avocat est soumis au respect du Code de déontologie de l’avocat (voir avocats.be).

3.2. Modalités d’exercice de la mission

Le Client s’engage à collaborer étroitement avec l’Avocat notamment :

• en lui transmettant, dès que possible, l’ensemble des renseignements nécessaires ou utiles à la bonne gestion de son dossier et la défense efficiente de ses intérêts ;

• en lui communiquant dans les délais utiles, tous documents (tels que les actes de procédure, les notifications, les exploits d’huissier, les mises en demeure, etc.) ou informations qui lui seraient directement adressés ;

• en l’informant en temps utiles, de ses intentions quant à l’évolution de son dossier ;

• en répondant à toute demande de l’Avocat dans le délai indiqué et en assurant le règlement, dans les délais convenus, des honoraires, frais et débours exposés par l’Avocat.

Dans toute la mesure du possible, le Client veille à effectuer ces communications par voie électronique et à faciliter le travail de l’Avocat en inventoriant et en classant par ordre chronologique les pièces transmises, dont le Client conserve les originaux.

Les avocats du cabinet LEXMIND privilégient la gestion en équipe et le travail collaboratif dans un souci d’efficience, de partage des connaissances et de disponibilité maximale pour le Client.

Dans l’exécution de sa Mission, l’Avocat peut faire appel à ses associés, à ses collaborateurs et stagiaires, à d’autres avocats extérieurs, ainsi qu’à d’autres intervenants (huissiers, notaires, traducteurs, conseillers techniques, etc.) mandatés en vue d’accomplir certaines tâches spécifiques pour compte du Client.

3.3. Fin de la mission

Chaque partie a le droit de mettre fin à la Mission de l’Avocat à tout moment, sans devoir motiver sa décision ; le cas échéant, les honoraires, frais et débours exposés par l’Avocat sont dus par le Client pour les prestations accomplies jusqu’au jour de la cessation de la mission, sans préjudice du droit de l’Avocat de solliciter ultérieurement un honoraire sur résultat.

4.1. Demande de provisions, factures intermédiaires et finales

A l’ouverture du dossier et chaque fois que cela s’avère nécessaire, l’Avocat adresse au Client une demande de provision destinée à couvrir les prestations à réaliser ; les provisions sont payables dès réception de la demande, et sont déduites de la facture finale à la clôture de la mission.

A intervalles réguliers, l’Avocat établit des factures intermédiaires qui comptabilisent l’ensemble des frais, honoraires et débours exposés au cours de la période visée et, à la clôture de son intervention, un décompte final des frais, honoraires et débours non encore facturés, duquel sont déduites les provisions versées.

4.2. Calcul des honoraires

Sauf convention contraire, les honoraires de l’Avocat se composent d’un honoraire calculé au taux horaire convenu, majoré d’un honoraire sur résultat pour les dossiers dont l’enjeu est évaluable en argent, ainsi que pour les dossiers pour lesquels l’Avocat et le Client ont défini un (des) objectif(s) à atteindre.

4.2.1. Honoraire calculé au taux horaire

Chaque prestation effectuée par l’Avocat est facturée au taux de base convenu avec le Client à l’ouverture du dossier ; le taux horaire des avocats du cabinet LEXMIND varie entre 100,- et 250,- euros l’heure suivant l’expérience, la spécialisation de l’avocat choisi et la complexité du dossier.

Les prestations sont facturées sur base du relevé quotidien des activités des avocats intervenus (timesheet) qui sont tenus à tout moment à la disposition du Client ; les prestations comprennent notamment l’étude des dossiers, les recherches, les consultations verbales ou écrites, les entretiens téléphoniques et correspondances, les réunions, les expertises, la rédaction et la préparation des notes d’audience, requêtes, citations, conclusions, mémoires et autres actes de procédure, les déplacements et comparutions aux audiences, le temps d’attente et les plaidoiries, les différentes démarches habituelles, etc.

Le taux de base est majoré de 50% pour toutes prestations urgentes, c’est-à-dire pour les prestations qui doivent être effectuées en dehors des heures normales de bureau ou le week-end, ainsi que pour les prestations qui nécessitent une disponibilité immédiate.

Le taux de base est indexé au 1er janvier de chaque année sur base de l’indice des prix à la consommation du mois de décembre précédent l’ouverture du dossier.

4.2.2. Honoraire complémentaire sur résultat

Outre l’honoraire obtenu sur base du taux horaire, le Client alloue à l’Avocat, pour les dossiers dont l’enjeu est évaluable en argent, un honoraire sur résultat (success fee) consistant en un pourcentage des montants obtenus et/ou des pertes évitées en principal et intérêts, majorés des amendes, pénalités ou accroissements éventuels.

Sauf accord contraire, ce pourcentage est calculé comme suit :

– jusqu’à 50.000,- euros : 10%
– de 50.000,- euros à 200.000,- euros : 8%
– de 200.000,- euros à 700.000,- euros : 6%
– de 700.000,- euros à 1.200.000,- euros : 4%
– au-delà de 1.200.000,- euros : 2%

Ces pourcentages sont appliqués à la somme totale obtenue par addition :

– des montants auxquels la(es) partie(s) adverse(s) renonce(nt) ;
– des montants demandés par la(es) partie(s) adverse(s) et dont elle(s) est (sont) déboutée(s) ;
– des montants payés par la(es) partie(s) adverse(s) ou au paiement desquels elle(s) est (sont) condamnée(s).

L’honoraire de résultat est réduit de moitié, si en dehors de toute négociation, le paiement a lieu avant introduction de la procédure, ainsi que sur les sommes qui ne peuvent définitivement plus être récupérées en raison de l’insolvabilité du débiteur.

Si l’affaire n’est pas évaluable en argent, l’honoraire de résultat fait l’objet d’une convention particulière prévoyant une augmentation du taux horaire en cas de réalisation d’un ou de plusieurs des objectifs poursuivis par le Client ; aucun honoraire de résultat n’est porté en compte si aucun des objectifs poursuivis par le Client n’est satisfait.

S’il est mis fin à l’intervention de l’Avocat avant que l’honoraire de résultat ne puisse être calculé, celui-ci demeurera dû et sera calculé ultérieurement sur base du résultat obtenu par le Client ou par son nouveau conseil ; le Client s’engage à cet égard à communiquer tous les éléments nécessaires au calcul de l’honoraire sur résultat à la première demande de l’Avocat.

4.3. Intervention d’un tiers payant

A l’ouverture du dossier, le Client indique à l’Avocat s’il pense pouvoir bénéficier de l’intervention totale ou partielle d’un tiers payant (tel un assureur protection juridique) pour la prise en charge des frais, honoraires et débours nécessités pour la défense des intérêts confiés.

Le cas échéant, le Client entame sans délai les démarches requises auprès de ce tiers payant et communique à l’Avocat les coordonnées de ce tiers payant, ainsi que les conventions qui lient ce tiers payant au Client, afin que l’Avocat puisse confirmer la demande d’intervention qui lui est faite auprès de ce tiers payant.

Le Client demeure seul responsable du paiement de l’intégralité des frais, honoraires et débours exposés par l’Avocat, le tiers payant n’étant qu’un tiers au regard de la relation entre l’Avocat et le Client ; le Client sera ainsi notamment tenu au paiement des frais, honoraires et débours exposés sans avoir la certitude préalable de leur prise en charge par le tiers payant, ainsi que les frais, honoraires et débours non pris en charge par le tiers payant, pour quelque motif que ce soit, par exemple en raison du dépassement du plafond d’intervention, du refus du taux horaire appliqué, du refus de l’application d’un honoraire sur résultat, ou en raison d’une contestation de l’état ou de la facture de l’Avocat.

Au besoin, le Client entreprendra les démarches et procédures requises pour contraindre le tiers payant à l’indemniser des frais, honoraires et débours payés à l’Avocat.

4.4. Aide juridique (pro deo)

Sauf accord contraire, les prestations de l’Avocat n’entrent pas dans le cadre de l’aide juridique de deuxième ligne, totalement ou partiellement gratuite (pro deo).

Dans l’éventualité où le Client pense pouvoir bénéficier de l’aide juridique, il lui incombe de vérifier s’il satisfait aux conditions (voir conditions) et de se rendre à la permanence du bureau d’aide juridique de l’Ordre des avocats du barreau de Bruxelles, (rue de la Régence, 63 à 1000 Bruxelles) afin de solliciter la désignation d’un avocat.

4.5. Dépens & indemnité de procédure

Les Cours et Tribunaux condamnent généralement la partie qui succombe aux dépens de la procédure, qui couvrent notamment les frais de citation, les frais de requête d’appel et les autres frais de procédure, tels les frais exposés dans le cadre d’une expertise judiciaire ; le magistrat peut également condamner la partie qui succombe au paiement d’une indemnité destinée à dédommager partiellement et forfaitairement la partie qui triomphe des frais et honoraires d’avocat qu’elle a dû supporter (indemnité de procédure).

Le montant de cette indemnité est fixé par le magistrat en fonction notamment de l’enjeu du litige (voir tableau), de la capacité financière de la partie succombante et de la complexité de l’affaire ; cette indemnité est généralement très inférieure au montant des frais et honoraires facturés par l’Avocat, qui demeurent intégralement dus par le client.

Si une indemnité de procédure est octroyée et si elle est effectivement payée à l’Avocat par la partie succombante, le montant de cette indemnité est imputé sur les frais et honoraires dû par le Client.

Si le montant de l’indemnité de procédure obtenue est supérieur au montant des honoraires et frais facturés, la différence revient à l’Avocat à titre d’honoraire sur résultat ou de complément d’honoraire sur résultat.

Outre les honoraires, l’Avocat porte en compte du Client les frais exposés aux taux suivants :

frais d’ouverture et d’archivage 50,- € par dossier
frais de dactylographie 10,- € par page
frais de photocopie et impression 0,30 € par page
frais de déplacement 0,40 € par km
frais de téléphonie (EU) 15,- € par dossier
frais de téléphonie (hors EU) 60,- € par dossier
frais d’envoi recommandé 16,- € par recommandé

Le Client s’engage également à rembourser à l’Avocat, ou à payer directement au tiers concerné, tous les débours tels que notamment les frais d’huissier, les frais de greffe et de justice, les frais de traduction, les provisions et honoraires de correspondants étrangers, les frais de conseil technique, les frais d’envois spéciaux, les frais de recherche, etc. Une provision spécifique peut-être demandée pour certains débours.

Sauf accord contraire, l’Avocat n’entame l’exécution de la Mission qui lui est confiée qu’après réception du paiement de la première provision ; il se réserve en outre le droit de suspendre à tout moment son intervention en cas de retard de paiement.

Sous réserve des demandes de provision, qui sont payables dès réception, tout état ou facture intermédiaire ou final est payable dans les 15 jours de son émission au crédit du compte référencé et moyennant mention de la communication souhaitée.

A l’expiration de ce délai, les états et factures émis produisent, de plein droit et sans mise en demeure préalable, un intérêt de retard qui sera calculé au taux fixé en application de la loi du 2 août 2002 sur les retards de paiement dans les transactions commerciales et en application de ses arrêtés d’exécution, même si le Client n’est pas une entreprise ou un pouvoir public au sens de cette loi.

Les éventuels rappels et mises en demeure sont portés en compte du Client au taux de 30,- euros.

Par ailleurs, tout retard de paiement de plus de 60 jours, entraîne la mise à charge du Client, de plein droit et sans mise en demeure préalable, d’une indemnité forfaitaire de 10% du montant impayé, avec un minimum de 250,- euros.

Le Client autorise l’Avocat à imputer toute somme lui revenant qui serait en possession de l’Avocat (telles que des sommes versées par la partie adverse ou par un tiers au crédit du compte tiers de l’avocat) sur le montant des frais et honoraires dû par le Client.

Dans l’éventualité où un plan d’apurement serait accordé au Client, les montants dus seront majorés d’un intérêt de retard calculé au taux de 5% l’an, après paiement de la dernière tranche convenue.

7.1. Limitation de responsabilité

Les avocats du cabinet LEXMIND sont indépendants les uns des autres et n’assument aucune solidarité de responsabilité entre eux, sous la seule réserve de la responsabilité de l’Avocat pour les actes posés par ses collaborateurs.

La responsabilité de l’Avocat est limitée pour tout dommage supporté par le Client au montant couvert par la police d’assurance collective souscrite par l’Ordre des Barreaux francophones et germanophones de Belgique, qui s’élève à la somme de 1.250.000,- euros par sinistre.

Cette assurance est actuellement souscrite auprès de l’assureur Ethias (rue des croisiers, 24 à 4000 Liège – tél. : 04/220.31.11), et est valable pour le monde entier, à l’exception des États-Unis d’Amérique et du Canada.

L’Avocat n’assume aucune responsabilité pour les éventuels manquements des tiers intervenants mandatés pour le compte du client, tels les huissiers, les notaires, les conseillers techniques, etc.

7.2. Droit de rétraction

Le droit de rétractation, qui permet au Client de renoncer au contrat, n’est applicable qu’aux contrats conclus à distance, c’est-à-dire les contrats conclus en dehors du lieu habituel d’exercice de l’activité de l’Avocat, et pour peu que le Client soit un consommateur, c’est-à-dire une personne physique agissant à titre privé.

Le droit de rétractation est exerçable par l’envoi d’un courrier recommandé à l’attention de l’avocat dans un délai de quatorze jours calendrier à partir de la conclusion du contrat. Le consommateur peut faire usage à cette fin du modèle de formulaire de rétractation figurant à l’annexe 2 des livres VI et XIV du Code de droit économique (voir formulaire).

Le consommateur, qui exerce son droit de rétractation dans le délai de quatorze jours, en ayant par ailleurs sollicité que les prestations soient entamées durant ce délai, par exemple en raison de l’urgence, demeurera tenu au paiement à l’Avocat des honoraires, frais et débours exposés pour les prestations fournies jusqu’à la réception de la notification du consommateur.

Par ailleurs, si l’exécution a commencé avec l’accord préalable exprès du consommateur avant l’échéance du délai de rétractation, et que le contrat a déjà pleinement été exécuté, le consommateur ne pourra plus exercer son droit de rétractation, quand bien même le délai de quatorze jours ne serait pas échu.

7.3. Prévention du blanchiment de capitaux

Dans l’exercice de sa profession, l’Avocat est soumis à diverses obligations légales en matière de lutte contre le blanchiment d’argent et contre le financement du terrorisme.

Le Client s’engage à fournir à l’Avocat les éléments lui permettant de satisfaire à ces obligations, notamment par la remise, à l’ouverture du dossier, d’une copie de son document d’identité et, en cas de transfert de fonds, par la communication de documents permettant à l’Avocat de vérifier l’origine de ces fonds.

7.4. Co-débition

Lorsque le Client est une personne morale, le représentant du Client, est co-débiteur de toute somme due par le Client à l’avocat au titre de frais, honoraires et débours.

7.5. Conservation des archives

Sauf demande expresse et écrite du Client et accord de l’Avocat, les pièces qui ont été confiées en original à l’Avocat sont restituées au Client au plus tard à la clôture de l’intervention de l’Avocat ; l’Avocat conserve les autres pièces du dossier pendant une période de cinq ans à compter de la fin de son intervention.

A l’expiration du délai de cinq ans, l’Avocat détruit toutes les pièces du dossier, sans exception, sauf dans l’éventualité où le Client en aurait sollicité la restitution avant l’échéance de ce délai ; le cas échéant, la restitution des pièces intervient au cabinet de l’Avocat, contre signature d’un récépissé.

7.6. Propriété intellectuelle

L’Avocat conserve ses droits de propriété intellectuelle sur tout document, de quelque nature que ce soit, délivré dans le cadre de la Mission confiée par le Client.

Dans le respect du secret professionnel, qui régit tout échange entre l’Avocat et son Client, le Client bénéficie d’un droit de licence limité à l’utilisation du document conformément aux usages en vigueur dans la profession d’avocat.

Le Client qui, en exécution du droit de licence concédé, est libre d’utiliser et de copier le document à des fins personnelles, s’abstient, dans le respect du secret professionnel, de le communiquer à un tiers sans l’accord préalable et écrit de l’Avocat.

La rémunération de la licence consentie est couverte par les honoraires facturés par l’Avocat ; à défaut de paiement des factures échues, l’Avocat est en droit d’exiger la cessation par le Client de toute utilisation des documents délivrés, quand bien même ce document serait utilisé dans le cadre d’une négociation ou dans le cadre d’une procédure.

7.7. TVA

Depuis le 1er janvier 2014, les prestations des avocats sont soumises à la TVA. Tous les montants indiqués s’entendent donc hors taxes et sont majorés, le cas échéant, de la TVA au taux en vigueur.

7.8. Droit applicable – Litige

Le droit belge est applicable à la relation juridique entre le Client et l’Avocat.

Sauf accord contraire, tout litige, en ce compris tout différend relatif aux honoraires et factures de l’Avocat, est de la compétence exclusive des cours et tribunaux francophone de Bruxelles, même si l’Avocat relève d’un barreau autre que l’Ordre des avocats du barreau de Bruxelles.